12 ERRORES (GRAVES Y MUY HABITUALES) RELACIONADOS CON AGILE

A continuación, puedes encontrar los 12 errores relacionados con Agile más graves y habituales, observados por nosotros en los procesos y proyectos de transformación ágil que hemos desarrollado en los últimos 4 años, así como la solución que te proponemos desde Auren Blc.  

Los datos mencionados en este artículo han sido extraídos del “13th anual state of agile report” (publicado el 7 de mayo de 2019) realizado con más de 1.300 empresas, de diferentes tamaños y sectores, de todo el mundo (informe completo: https://www.stateofagile.com/#ufh-i-521251909-13th-annual-state-of-agile-report/473508) 

• ERROR 1: No entender el alcance y profundidad de la transformación ágil.  

 La filosofía o espíritu que está detrás del concepto de Agile es la verdadera palanca y referencia del cambio. No se trata de cambiar sólo los nombres de las cosas o llenarlo todo de post-it. Agile lo transforma todo: quiénes somos, a dónde vamos, para qué lo hacemos, cómo lo llevamos a cabo y qué acciones realizamos. Hay que recordar que los dos obstáculos principales para la adopción real de agile son: la cultura de la organización (52%) y la resistencia al cambio (48%). 

SOLUCIÓN 1: asegúrate de incluir en tu equipo de transformación ágil a alguien que tenga una amplia formación y visión de Agile (otros frenos para una práctica ágil, relacionados con este punto, son: la falta de experiencia y conocimiento de metodologías ágiles (40%), la formación insuficiente (35%), la falta de disponibilidad de especialistas en agile (32%)). Comparte con esa persona la situación de tu organización, los cambios que quieres acometer, el plazo y los recursos de los que dispones. Esto es clave para determinar la verdadera dimensión de la transformación que te propones, las principales dificultades que vas a encontrar, etc. Agile no es complejo, pero tiene numerosas y profundas implicaciones que debes entender, valorar y gestionar. 

• ERROR 2: No reflexionar y definir correctamente para qué se hace realmente esta transformación.  

 En la transformación ágil, fundamentalmente, se debe poner foco en 2 temas muy vinculados: uno, son las personas y las relaciones entre ellas (clientes, accionistas, empleados, colaboradores, proveedores, etc.), y, el otro, los resultados (económicos, operativos, etc.).  

SOLUCIÓN 2: Realiza una sesión de trabajo con un grupo interno facilitado por un experto con una metodología concreta (por ejemplo, Problem Framing, Visual o Design Thinking) para analizar los objetivos que persigues con este proyecto de transformación ágil. Las organizaciones se embarcan en esto por distintos motivos: acelerar las entregas de producto (74% de las empresas), gestionar mejor los cambios (62%), incrementar la productividad de los equipos (51%), una mayor alineación entre negocio y el área (50%), mejorar la calidad de su producto (43%), colocar al cliente en el centro, aumentar los beneficios, cambiar el estilo de liderazgo, redefinir la experiencia de empleado, modernizar las formas de trabajo, optimizar los procesos, promover una mayor colaboración entre equipos, etc. Todas ellas son válidas y la mayoría ocurrirán (de forma directa o indirecta) como consecuencia de las actividades realizadas, pero no es lo mismo hacer este proceso por las personas que por el dinero, por los clientes o por los empleados, por convicción o por moda, etc. 

• ERROR 3: No contar con el apoyo de toda la organización.  

 Cualquier proceso de cambio debe contar con el impulso de toda la plantilla, desde la alta dirección hasta la última incorporación a la plantilla, incluyendo todas áreas y departamentos. Una sola persona que no entienda y colabore en la transformación activa puede poner en riesgo lo que se está llevando a cabo. Por eso, es tan importante alinear a todos los individuos y colectivos recogiendo y gestionando las distintas necesidades, expectativas y situaciones existentes. En el estudio, se mencionan, como dos obstáculos adicionales para la práctica ágil: el insuficiente apoyo de la dirección y los sponsors (40%) y la falta de colaboración y compartición de conocimiento (24%).  

SOLUCIÓN 3: Identifica a un grupo de personas relevantes de la organización (por su puesto, experiencia, actitud ante los cambios, influencia en otros, etc.) con los que puedas hacer algunas entrevistas de contraste y “focus groups”, como representación de la plantilla, o, haz una encuesta al grueso del personal para averiguar su opinión sobre la situación de la organización, los cambios que deben ocurrir, las acciones a realizar, el grado de colaboración esperable, etc. Después, haz una campaña de comunicación, a través de diferentes canales (e-mailing, newsletter, grupos informativos, reuniones con managers, sindicatos, etc.) en la que compartas los resultados de la investigación, las primeras actividades que se van a implantar, los roles en este proceso, cómo se puede colaborar más activamente, etc. Implementa estructuras de soporte que ayuden en el proceso (ej.: comité de desarrollo ágil, equipo de integración, grupo de implantación, colectivos de movilización, etc.). 

• ERROR 4: Scrum es Agile, pero Agile no es solo Scrum.  

 El 72% de las organizaciones piensan que la transformación ágil consiste en implementar una metodología, generalmente, Scrum sola o híbridos (con XP, Kanban y escalados: SAFe o Scrum of Scrums). Scrum es una metodología de gestión de proyectos, ¡no sirve para todo! Existen otras metodologías que ayudan a conseguir otros propósitos (por ejemplo: Lean Start Up para crear y lanzar empresas, Design Sprint para delimitar y resolver problemas complejos, AMFE Y G8D para prevenir y solucionar fallos, Design y/o Visual Thinking para innovar, UX Design y Lean Ux para diseñar experiencias y un largo etcétera). Implementar una sola metodología no sólo es limitado, sino que hace el proceso menos natural y, a la larga, poco sostenible. No es fácil “encorsetar” la realidad de una organización con la estructura y herramientas de una metodología creada para otros fines y en otras circunstancias. 

SOLUCIÓN 4: Dependiendo de la situación de partida y el destino final, necesitas idear diferentes itinerarios de transformación. Para tener éxito en este proceso de cambio, es fundamental que pongas foco, de forma coordinada, en las personas, la tecnología, los procesos y la cultura de la organización. Cada uno de esos aspectos clave requerirá diferentes abordajes, estrategias, políticas, modelos, metodologías, herramientas, roles, responsables, competencias, tiempos, etc. que tienes que desarrollar. 

• ERROR 5: Cambiar para no cambiar nada.  

 Muchas organizaciones hacen profundas transformaciones que, después de costosos viajes, las llevan a un destino muy parecido al punto de partida. Es relativamente fácil perder la perspectiva de lo que se quiere conseguir y desnaturalizar la esencia de Agile, al disfrazar a los jefes de líderes ágiles, tras cargos aparentemente modernos, al predicar comportamientos que no se cumplen, al sobrecargar a los profesionales y equipos de actividades novedosas que se suman a las habituales, al convertir las ceremonias ágiles en procesos clásicos, al documentar innecesariamente procesos ágiles de forma burocrática, al reducir los tiempos y frecuencia propios que requieren las actividades ágiles, al carecer de espacios para trabajo colaborativo, etc.  

SOLUCIÓN 5: Diseña una hoja de ruta clara, un plan de transformación robusto e indicadores y protocolos de actuación y evaluación sencillos. Recuerda que los procesos y prácticas inconsistentes entre equipos suponen, para el 36% de las empresas participantes en el estudio, un freno al éxito de agile. Nosotros hemos desarrollado diferentes pruebas de evaluación (individuales y colectivas) para determinar el nivel de madurez ágil de profesionales, equipos, departamentos, organizaciones y entornos, que nos ayudan a analizar el punto de partida, así como el grado de transformación ágil (específica o agregada) durante el proceso y al final de este. 

• ERROR 6: No confiar en las “nuevas” formas de trabajo.  

 Algunas herramientas y metodologías son muy recientes, pero otras han sido probadas con éxito durante más de 70 años como AMFE, 40 como Design Thinking o 30 como Scrum. A veces, las cosas no son nuevas, es solo que la gente las ha descubierto hace poco. 

SOLUCIÓN 6: Pruébalas. Descubre para qué te pueden servir. Aprende del proceso. Aprovecha lo que te aporte más valor y desecha lo que no te sea útil. No te quedes atrás, sea cual sea tu dirección de avance y tu velocidad. Sólo nuevas formas de hacer las cosas pueden ayudarte a conseguir resultados diferentes. 

• ERROR 7: No darse cuenta de que algunas prácticas, aunque sean recientes, pueden dejar de ser válidas rápidamente.  

 Cada día surgen nuevos expertos y metodologías que parecen ser la clave definitiva para resolver todos los problemas. Poco tiempo después, desaparecen. Probablemente, la solución no fuera mala, sino que el tiempo que algo sigue estando vigente o siendo efectivo es cada vez menor (por los cambios tecnológicos, la evolución en los hábitos de consumo de los clientes, la creciente oferta de la competencia, etc.) 

SOLUCIÓN 7: Acude con frecuencia a ponencias sobre tendencias en tu campo de actividad, estate al día de las novedades que van surgiendo e intenta ponerlas en práctica en tu día a día (adaptándolas a tu realidad). No tengas miedo a hacer experimentos. Diferentes estudios demuestran que los “pioneros” suelen encontrar dificultades para implementar la innovación cuando es muy disruptiva, pero también son los que mayores beneficios consiguen una vez superados los obstáculos. Los seguidores se benefician de recorrer caminos ya transitados, mucho más seguros, pero menos provechosos. En una época en la que todo aparece de la noche a la mañana, avanza a una velocidad pasmosa, se copia instantáneamente y se desaparece a la velocidad de la luz, ¿cuántas oportunidades crees que vas a tener para ser pionero en algo? 

• ERROR 8: No elegir el momento adecuado.  

 Cuando en una organización no se hace un trabajo previo de preparación para la transformación que se va a realizar (a nivel de personas, tecnología, procesos, etc.), cualquier momento para el cambio será complicado, siempre coincidirá con otros proyectos clave, con una sobrecarga de trabajo puntual del equipo responsable, con la falta de los recursos necesarios, con una situación desfavorable de mercado, etc.  

SOLUCIÓN 8: ten en cuenta al entorno. Fíjate y aprende de lo que hacen otros. Prepara la organización para la transformación que vas a llevar a cabo. Identifica las áreas implicadas, los procesos afectados, las personas participantes, los momentos ideales y los menos adecuados, el ritmo y velocidad natural de cambio, etc. Establece un plan de actuación, comunicación, involucración y seguimiento que tenga en cuenta todo lo anterior. 

• ERROR 9: No invertir suficientes recursos.  

 Si no se dota a los departamentos de los recursos necesarios (económicos, infraestructurales, personales, materiales, de tiempo, formativos, etc.) el proyecto de transformación tiene menos oportunidades de salir bien. Hay que dar una oportunidad justa a los proyectos para que tengan éxito, de lo contrario, sabotearemos nuestro propio futuro.  

SOLUCIÓN 9: Establece proyectos piloto con los que puedas poner en práctica, con pocos medios y un riesgo bajo calculado, los cambios que te propones con colectivos concretos (áreas, equipos, profesionales de un determinado perfil o función, etc.). Recoge todos los datos que necesitas para demostrar la viabilidad y beneficio del cambio, calcula y consigue los recursos para replicar y escalar los resultados obtenidos. 

• ERROR 10: No ser capaces de dividir y secuenciar el proceso.  

 Una evolución tan ambiciosa e importante para la organización y las personas que trabajan en ella, no se puede acometer sin un plan con diferentes fases en las que, de forma gradual y controlada, se vaya escalando la dimensión de la transformación, aprovechando los innumerables aprendizajes del proceso para redefinir constantemente los próximos pasos. 

SOLUCIÓN 10: Establece bien las metas que quieres conseguir, establece plazos realistas, crea un buen equipo de transformación, determina y produce los entregables que necesitas, prototipos que puedas mostrar, productos mínimos viables que puedas entregar, evoluciones de tus propios logros que incentiven a seguir adelante, etc. Construye un proceso de transformación ágil basado en evidencias tangibles. No te frustres por ir demasiado rápido, todo lleva su ritmo. Persiste y lo conseguirás. Por entender cómo están otros: el 4% de las empresas consultadas no llevan a cabo ningún tipo de actividad ágil, el 5% están valorando realizarla, el 21% están haciendo pequeños experimentos ágiles, el 53% usan metodologías ágiles, pero aún no se consideran maduros, el 12% dicen tener un alto nivel de competencia en prácticas ágiles en toda la organización y sólo el 6% se atreven a asegurar que su nivel de agilidad les permita una mayor capacidad de adaptación a las condiciones de mercado. 

• ERROR 11: No confiar en las personas.  

 Tradicionalmente, con una cierta lógica, las empresas han tendido a controlar lo que ocurre en ellas (la presencia y desempeño de las personas, el coste, tiempo y calidad de los procesos, la utilización de los recursos, etc.). Las nuevas formas de concebir el trabajo nos invitan a crear entornos colaborativos de confianza, autonomía, responsabilidad y proactividad.  

SOLUCIÓN 11: Deja de controlar si la gente hace lo que tiene que hacer y ésta dejará de hacer sólo lo que le corresponde. Da una meta y una motivación y las personas empezarán a aportar más. Este punto es totalmente aplicable a muchos otros temas como el Smartworking, la digitalización, la innovación, el desarrollo del talento, el desempeño, etc. Ayuda a que los profesionales y los equipos aprendan a trabajar de una manera ágil. Cada persona te puede aportar cosas diferentes, todas valiosas, si lo haces bien. Por eso, es importante que los roles estén correctamente asignados según fase del proyecto (ej.: iniciadores, seguidores, finalizadores, etc.), metodología empleada (ej.: Design Sprint, Design Thinking, Scrum, Lean Start Up, etc.), función desempeñada (ej.: experto, generalista, etc.), momento de la persona (vital, profesional, etc.), composición del equipo (coordinadores, cohesionadores, investigadores, especialistas, monitores, implementadores, impulsores, etc.). (Si en este punto, todavía pensabas que los roles de los que hablaba son sólo Product Owner, Scrum Master y Development Team, vuelve a leer con atención el punto 4) 

• ERROR 12: No controlar el proceso adecuadamente.  

 Los procesos ágiles son difíciles de torcer cuando se hacen con un cierto criterio, buena voluntad y los recursos mínimos. Las empresas en transformación ágil reportaron una clara mejora en su habilidad para gestionar los cambios (69%), dar visibilidad a sus proyectos (65%), alinearse con el área con negocio (64%), aumentar la satisfacción de los empleados (64%) y la velocidad de entrega o Time To Market (63%). En otros estudios, se mencionan como ventajas adicionales la mejora de la productividad (50%), la mejora de la planificación y cumplimiento de plazos (80%), la reducción de costes (25%), la mayor predictibilidad de problemas (45%), etc. No obstante, la capacidad de alguna gente para estropear las cosas es casi infinita.  

SOLUCIÓN 12: establece objetivos claros y bien definids. Vincúlalos con el negocio y los procesos clave de la organización. Determina indicadores relevantes (solo el 52% de las empresas evalúan la satisfacción de sus usuarios, solo el 48% analizan el valor aportado a negocio, solo el 38% mide la calidad del producto) y sigue el proceso de manera constante, establece mecanismos de decisión rápida para pivotar y redirigir el proceso con éxito, cuando sea preciso, hasta que consigas lo que pretendes. 

 Si en tu organización se están cometiendo algunos de los errores que se mencionan, no te preocupes, es parte normal del proceso de transformación ágil, pero intenta poner en marcha algunas de las soluciones que te hemos comentado. No dudes en ponerte en contacto con nosotros si podemos ayudarte a hacer este proceso más fácil, rápido o eficaz. 

 En el próximo número de Curiosità, te presentaremos Design Sprint, la metodología ágil que cambiará las organizaciones en 5 días (literalmente). 

 Hugo Calvo

Socio Consultoria RRHH

AUREN BLC