La LOPD: un reto para las entidades sociales
Asunción Berzal, Directora Técnica de la Fundación Personas y Empresas
En la actualidad son muchas las empresas que están focalizando esfuerzos para adaptar sus sistemas internos de gestión y protección de datos a los cambios que el nuevo reglamento europeo aprobó en 2016 y para el que dejó dos años de periodo de adaptación. En el caso de la entidades sociales, la obligatoriedad legal es la misma y la ética aún más pues tratamos con colectivos vulnerables a los que hay que proteger especialmente.
La mayoría de las entidades sociales para el desarrollo y apoyo a estos colectivos recibe una gran cantidad de información que le permite gestionar el tipo de ayuda y orientar a las personas que se dirigen a ellas. Actualmente, son muchas las entidades que tienen habilitados protocolos de confidencialidad de cara a toda esa información sensible que pueden estar recibiendo tanto las personas que trabajan en la misma como de los voluntarios que colaboran con ellas, pero el reglamento europeo nos pide ir un paso más allá, si antes ya se solicitaba el consentimiento del usuario y/o del voluntario sobre sus datos ahora tiene que ser expreso, verificable y registrar en el mismo para que se van a utilizar dichos datos. Más allá de este primer nivel que todos teníamos, esta ley protege específicamente el derecho a la intimidad personal, al honor y a la imagen.
Como entidades tenemos pues un doble reto: cumplir la LOPD como entidad y hacer que estos trámites que se nos solicitan sean lo más accesibles y sencillos posible para nuestros usuarios, pues dentro de la amplitud de personas con las que trabajamos no todas van a entender que firman, porque lo firman, la necesidad de tal documentación, etc. Nos toca pues llevar dos sombreros a la vez: cumplir y velar porque todos esos datos personales que recibimos en el marco de conversaciones muchas veces altamente personales sean tratados con el máximo de confidencialidad y profesionalidad.
Pero, voy un paso más allá con la mente puesta en las entrevistas que mantenemos con esas personas con las que mantenemos una reunión para ayudarlas. En esa situación tan especial y cercana, nos cuentan vivencias muy personales que nos permite conocerlas mucho mejor y adecuar nuestra ayuda a sus necesidades, pero ¿Qué debo dejar registrado en la documentación? Aquí tenemos un reto cada día, en cada encuentro pues debemos sopesar qué partes de esa información son necesarias para el resto de miembros de mi organización y por tanto cuáles quedarán documentadas y cuáles no. Es aquí donde hemos de ponernos ese otro sombrero, el de protector de nuestros usuarios pues somos expertos y confían en nosotros.
Por otra parte, cada vez son más las entidades sociales que además de socios y patrocinadores tienen voluntarios que colaboran tanto de manera puntual como constante (¡qué haríamos sin ellos!) y a los que debemos informar de cómo les afecta el nuevo reglamento a nivel personal y también en su colaboración con los usuarios de nuestra entidad.
En definitiva, el cumplimiento del nuevo reglamento de la LOPD es un reto para todas las empresas, pero especialmente para las entidades sociales pues debemos velar por la confidencialidad de los datos de colectivos especialmente vulnerables, pero seguro que lo conseguiremos.
